FUNGSI MANAJEMENT

FUNGSI MANAJEMENT

Tantangan utama manajer adalah memecahkan masalah secara kreatif. Sementara menggambar dari berbagai disiplin akademis, dan untuk membantu manajer menanggapi tantangan pemecahan masalah secara kreatif, prinsip-prinsip manajemen telah lama dikategorikan ke dalam empat fungsi utama: planing (Perencanaan), Organizing (Pengorganisasian), Directing (Pengarahan), dan Coutrolling (pengendalian). Keempat fungsi tersebut, sebenarnya sangat terintegrasi bila dilakukan dalam realitas sehari-hari dalam menjalankan sebuah organisasi. Oleh karena itu, kita seharusnya tidak terjebak dalam mencoba menganalisis dan memahami alasan yang jelas dan lengkap untuk mengkategorikan keterampilan dan praktik yang menyusun keseluruhannya.

EMPAT FUNGSI MANAJEMENT

1.     Planing (Perencanaan)

Perencanaan adalah fungsi manajemen yang melibatkan ”penetapan tujuan dan penentuan tindakan”, untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan mengharuskan para manajer untuk menyadari kondisi lingkungan yang dihadapi organisasi mereka dan meramalkan kondisi di masa depan. Hal ini juga mengharuskan manajer menjadi pengambil keputusan yang baik.

Perencanaan adalah proses yang terdiri dari beberapa tahap. Prosesnya dimulai dengan pemindaian lingkungan, Artinya perencana harus menyadari keadaan kritis yang dihadapi organisasi mereka dalam hal:

a)    kondisi ekonomi

b)   pesaing mereka

c)    pelanggan mereka

d)   mencoba meramalkan kondisi di masa depan. Yang mana ini merupakan dasar perencanaan.

Perencana harus menetapkan tujuan, yaitu pernyataan tentang apa yang perlu dicapai dan kapan. Perencana kemudian harus mengidentifikasi tindakan alternatif untuk mencapai tujuan. Setelah mengevaluasi berbagai alternatif, perencana harus membuat keputusan tentang tindakan terbaik untuk mencapai tujuan. Mereka kemudian harus merumuskan langkah-langkah yang diperlukan dan memastikan pelaksanaan rencana yang efektif. Akhirnya, perencana harus terus mengevaluasi keberhasilan rencana mereka dan mengambil tindakan korektif bila diperlukan.

Perencanaan strategis melibatkan analisis peluang dan ancaman kompetitif, serta kekuatan dan kelemahan organisasi, dan kemudian menentukan bagaimana memposisikan organisasi untuk bersaing secara efektif di lingkungan mereka. Perencanaan strategis memiliki kerangka waktu yang panjang, seringkali tiga tahun atau lebih. Perencanaan strategis umumnya mencakup keseluruhan organisasi dan mencakup perumusan tujuan. Perencanaan strategis sering didasarkan pada misi organisasi, yang merupakan alasan mendasar keberadaannya. Manajemen puncak organisasi sering melakukan perencanaan strategis.

a. Perencanaan taktis adalah perencanaan jarak menengah (satu sampai tiga tahun) yang dirancang untuk mengembangkan sarana yang relatif konkret dan spesifik untuk menerapkan rencana strategis. Manajer tingkat menengah sering terlibat dalam perencanaan taktis.

b. Perencanaan operasional umumnya mengasumsikan adanya tujuan dan tujuan keseluruhan organisasi atau subunit dan menentukan cara untuk mencapainya. Perencanaan operasional adalah perencanaan jangka pendek (kurang dari setahun) yang dirancang untuk mengembangkan langkah-langkah tindakan spesifik yang mendukung rencana strategis dan taktis.

2.    Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah fungsi manajemen yang melibatkan pengembangan struktur organisasi dan alokasi sumber daya manusia untuk memastikan tercapainya tujuan. Struktur organisasi adalah kerangka kerja dimana usaha dikoordinasikan. Struktur biasanya diwakili oleh bagan organisasi, yang menyediakan representasi grafis dari rantai komando dalam sebuah organisasi. Keputusan yang dibuat tentang struktur organisasi umumnya disebut sebagai keputusan desain organisasi.

Pengorganisasian juga melibatkan perancangan pekerjaan individu dalam organisasi. Keputusan harus dibuat mengenai tugas dan tanggung jawab pekerjaan individual, serta cara pelaksanaan tugas. Keputusan tentang sifat pekerjaan di dalam organisasi umumnya disebut "keputusan desain pekerjaan".

Pengorganisasian pada tingkat organisasi melibatkan penentuan cara terbaik untuk melakukan departementalisasi, atau mengelompokkan, pekerjaan ke dalam departemen untuk mengkoordinasikan usaha secara efektif. Ada banyak cara untuk melakukan departementalisasi, termasuk mengatur dengan fungsi, produk, geografi, atau pelanggan. Banyak organisasi yang lebih besar menggunakan beberapa metode departementalisasi.

Pengorganisasian pada tingkat pekerjaan tertentu melibatkan cara terbaik untuk merancang pekerjaan individual agar bisa menggunakan sumber daya manusia secara efektif. Secara tradisional, desain pekerjaan didasarkan pada prinsip pembagian kerja dan spesialisasi, yang mengasumsikan bahwa semakin sempit isi pekerjaan, semakin mahir individu yang melakukan pekerjaan itu. Namun, pengalaman telah menunjukkan bahwa ada kemungkinan pekerjaan menjadi terlalu sempit dan khusus. Misalnya, bagaimana Anda ingin memasang tutup stopleas di stoples satu demi satu, seperti yang mungkin Anda lakukan bertahun-tahun yang lalu jika Anda bekerja di perusahaan yang membuat dan menjual jeli dan selai? Bila ini terjadi, hasil hasil negatif, termasuk penurunan kepuasan kerja dan komitmen organisasional, peningkatan absensi, dan omset.

Baru-baru ini, banyak organisasi telah mencoba menyeimbangkan antara kebutuhan akan spesialisasi pekerja dan kebutuhan pekerja untuk memiliki pekerjaan yang memerlukan variasi dan otonomi. Banyak pekerjaan sekarang dirancang berdasarkan prinsip-prinsip seperti pemberdayaan, pengayaan kerja dan kerja sama tim. Sebagai contoh, HUI Manufacturing, sebuah custom sheet metal fabricator, telah menyingkirkan "departemen" tradisional untuk fokus mendengarkan dan merespons kebutuhan pelanggan. Dari pertemuan perusahaan sampai tim berkerumun, karyawan HUI mengetahui dan memahami pelanggan mereka dan bagaimana HUI bisa memberikan pelayanan terbaik kepada mereka

3.    Directing (Pengarahan)

Memimpin melibatkan sumber pengaruh sosial dan informal yang Anda gunakan untuk mengilhami tindakan yang diambil oleh orang lain. Jika manajer adalah pemimpin yang efektif, bawahan mereka akan antusias dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi.

Ilmu perilaku telah membuat banyak kontribusi untuk memahami fungsi manajemen ini. Penelitian kepribadian dan studi tentang sikap kerja memberikan informasi penting mengenai bagaimana manajer dapat memimpin bawahan dengan paling efektif. Misalnya, penelitian ini memberi tahu kita bahwa untuk menjadi efektif dalam memimpin, para manajer pertama-tama harus memahami kepribadian bawahan, nilai, sikap, dan emosi bawahan mereka.

Studi teori motivasi dan motivasi memberikan informasi penting tentang bagaimana pekerja dapat diberi energi untuk menghasilkan usaha produktif. Studi komunikasi memberikan arahan mengenai bagaimana manajer dapat berkomunikasi secara efektif dan persuasif. Studi kepemimpinan dan gaya kepemimpinan memberikan informasi mengenai pertanyaan, seperti, "Apa yang membuat seorang manajer menjadi pemimpin yang baik?" Dan "Dalam situasi apa gaya kepemimpinan tertentu paling tepat dan efektif?"

4.    Controlling (Pengontrolan)

Pengendalian melibatkan memastikan bahwa kinerja tidak menyimpang dari standar. Pengendalian terdiri dari tiga langkah, yang meliputi

(1) menetapkan standar kinerja,

(2) membandingkan kinerja aktual dengan standar,

(3) mengambil tindakan korektif bila diperlukan.

Standar kinerja sering dinyatakan dalam istilah moneter seperti pendapatan, biaya, atau keuntungan tetapi juga dapat dinyatakan dalam persyaratan lain, seperti unit yang diproduksi, jumlah produk cacat, atau tingkat kualitas atau layanan pelanggan.

Pengukuran kinerja dapat dilakukan dengan beberapa cara, tergantung pada standar kinerja, termasuk laporan keuangan, laporan penjualan, hasil produksi, kepuasan pelanggan, dan penilaian kinerja formal. Manajer di semua tingkatan terlibat dalam fungsi manajerial untuk mengendalikan sampai tingkat tertentu.

Fungsi pengendalian manajerial jangan dikelirukan dengan kontrol dalam pengertian perilaku atau manipulatif. Fungsi ini tidak menyiratkan bahwa manajer harus berusaha mengendalikan atau memanipulasi kepribadian, nilai, sikap, atau emosi bawahan mereka. Sebaliknya, fungsi manajemen ini menyangkut peran manajer dalam mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa kegiatan bawahan terkait pekerjaan sesuai dengan dan berkontribusi terhadap pencapaian tujuan organisasi dan departemen.

Pengendalian yang efektif memerlukan adanya rencana, karena perencanaan memberikan standar atau tujuan kinerja yang diperlukan. Pengendalian juga membutuhkan pemahaman yang jelas tentang di mana tanggung jawab untuk penyimpangan dari standar kebohongan. Dua teknik kontrol tradisional adalah audit anggaran dan kinerja. Audit melibatkan pemeriksaan dan verifikasi catatan dan dokumen pendukung. Audit anggaran menyediakan informasi tentang di mana organisasi terkait dengan apa yang direncanakan atau dianggarkan, sedangkan audit kinerja mungkin mencoba untuk menentukan apakah angka yang dilaporkan tersebut merupakan cerminan dari kinerja aktual. Meskipun pengendalian sering dipikirkan dalam hal kriteria keuangan, manajer juga harus mengendalikan proses produksi dan operasi, prosedur penyampaian layanan, kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, dan banyak aktivitas lainnya di dalam organisasi.

Fungsi manajemen dalam perencanaan, pengorganisasian, memimpin, dan pengendalian secara luas dianggap sebagai cara terbaik untuk menggambarkan pekerjaan manajer, dan juga cara terbaik untuk mengklasifikasikan pengetahuan akumulasi tentang studi manajemen. Meskipun ada perubahan besar dalam lingkungan yang dihadapi oleh manajer dan alat yang digunakan oleh manajer untuk menjalankan peran mereka, para manajer masih menjalankan fungsi penting ini.

SEMOGA BERMAMFAAT